Management Assistant med Office Managementansvar

Till Sysmex Astrego AB söker vi nu en driven och erfaren Management Assistant som kan stödja hela Management Teamet. Vi letar efter dig som har gedigen erfarenhet av att arbeta som assistent till ledningsgrupper i en internationell miljö, och som brinner för och axlar ansvaret för en Office Manager-roll.

Arbetsbeskrivning

Vi söker nu en serviceinriktad och självgående Management Assistent till vår kund Sysmex Astrego i Uppsala som kommer att ansvara för rapportering, inter- och extern kommunikation samt assistera bolagets ledningsgrupp och VD. Du ansvarar för resebokningar och fixande med interna events, kick-offer och konferenser, samt har den löpande kontakten med hyresvärden och flera andra leverantörer.

Du ser detaljerna och säkerställer dessutom att allt fungerar på kontoret, att alla ytor och mötesplatser är representativa och att kontoret är i bästa möjliga skick. Med andra ord så kommer du att ha en nyckelfunktion på kontoret i att skapa en trivsam arbetsplats där trivselnivån är på topp.

Rollen innebär ett självständigt arbete där du får ta ett stort eget ansvar och ägandeskap i olika projekt, samtidigt som du har ett nära samarbete med övriga kontoret. Som kombinerad Management Assistant och Office Manager, har du tidigare erfarenhet av att arbeta med engelska som koncernspråk i en internationell miljö, du trivs du i sociala sammanhang, har förmågan att se detaljer och ligger gärna steget före.

Dina arbetsuppgifter och ansvarsområden kommer att innefatta:

• Stöd och support till VD samt ledningsgrupp

• Ansvar för rapportering, intern- och extern kommunikation samt rapportering till ägare Sysmex i Japan.

• Förbereda konferensrum inför större möten, catering etc.

• Ansvarig för planering och genomförande av evenemang; konferenser, kick-offer, after works, fester

• Ansvarig för all kommunikation och felanmälan med leverantörer och fastighetsskötare

• Hantera inköp av kontorsmaterial

• Dokument- och avtalshantering

• Ansvara för internkommunikation, att våra infoskärmar är uppdaterade med aktuell information

• Behjälplig vid on- samt offboarding av nyanställda (nycklar, koder, telefon, dator mm)

• Backup för att ta emot/skicka paket och bud

Om dig

För att lyckas i denna kombinerade roll hos Sysmex Astrego ser vi att du har:

• Minst 5 års erfarenhet av en liknade roll där du har stöttat VD och ledningsgrupp i en internationell miljö där engelska är koncernspråket

• Tidigare erfarenhet av att jobba med kommunikation, rapportering och support till ett Management Team i en internationell miljö

• Flytande i tal och skrift på både svenska och engelska

• God datavana och Microsoft 365 är ett krav, Monitor är meriterande

• Meriterande om du kan Japanska

Vidare tycker du om att ha ordning och reda och har sinne för detaljer. Du är serviceinriktad, samarbetar bra med andra och kommunicerar tydligt. Som person är du initiativtagande, självgående och har ett stort eget driv, du ser vad som behöver göras. Att vara prestigelös och serviceinriktad genomsyrar ditt arbete.

Sysmex Astrego vilar på en värdegrund: Kindness, Accountability, Proactivity och Collaboration, och för att trivas hos dem behöver du identifiera dig med dessa.

Ansökan

I den här processen samarbetar Sysmex Astrego med Jurek Recruitment Consulting och vid eventuella frågor är du välkommen att kontakta ansvarig rekryteringskonsult Hanna Broström, hanna.brostrom@jurek.se alt. Charlotta Boo, charlotta.boo@jurek.se. Då urvalsprocessen och intervjuer sker löpande är du varmt välkommen med din ansökan så snart som möjligt via www.jurek.se.

Om Sysmex Astrego AB

Sysmex has been producing healthcare products of the highest quality for over 50 years. Traditionally, our focus has been on medical analytical devices and IT solutions for the lab sector around the world – with haematology, coagulation and urinalysis. As our experience and skills grow, we are expanding our areas of expertise to include exciting new domains such as life science, bioscience and near patient care.

We are known for driving progress, innovation and delivering excellent quality. Although we are a knowledge-intense company, we have always retained close contact with its roots –people helping people and so living our mission statement: ´shaping the advancement of healthcare´. We use our creativity, individuality, experience, automation know-how and scientific knowledge to keep labs on the frontline of patient care. https://www.sysmex.se/